Allgemeine Geschäftsbedingungen

(AGB) für die Nutzung der Plattform „wellplayd"; Stand: 27.10.2025

§ 1 Geltungsbereich, Vertragsparteien, Begriffe

(1) Diese AGB regeln Abschluss, Inhalt und Durchführung von Verträgen über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform „wellplayd" („Plattform") unter www.wellplayd.org zwischen wellplayd („Anbieter") und Vereinen, Verbänden sowie sonstigen Organisationen („Kunde"). Die Plattform wird betrieben durch die wellplayd GmbH, Lippmannstraße 8a, 22769 Hamburg, Deutschland, info@wellplayd.org.

(2) Die Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher sind von der Nutzung ausgeschlossen, sofern nicht ausdrücklich vereinbart.

(3) „Admins" sind vom Kunden benannte Verwaltungsnutzende mit erweiterten Berechtigungen; „User" sind reguläre Nutzende; „Gäste" sind Personen mit stark eingeschränkten Rechten.

(4) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zustimmt.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden für die Vertragslaufzeit die Plattform über das Internet im Abonnement zur Verfügung.

(2) Funktionsschwerpunkte: datenschutzkonformes Dokumentenmanagement, digitale Unterschriften, sichere Meldewege und Fallmanagement (inkl. 2-Faktor-Authentifizierung und Nachvollziehbarkeit), Good-Governance-Projektmanagement und Monitoring, E-Learning/Schulungen sowie zentrale Orchestrierung entsprechender Prozesse.

(3) Die konkrete Leistungs- und Paketgestaltung (z. B. Admin-/User-Kontingente, Module) ergibt sich aus dem bei Vertragsschluss gewählten Tarif und der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung auf der Plattform.

(4) Die Plattform unterstützt Governance-, Compliance- und Präventionsprozesse, ersetzt aber keine Rechtsberatung oder behördliche Verfahren. Der Kunde bleibt für rechtliche Beurteilungen, Inhalte, organisatorische Maßnahmen und die Wahl geeigneter Einstellungen verantwortlich.

(5) Die Plattform wird fortlaufend weiterentwickelt. Der Kunde erwirbt bei Vertragsschluss das Zugangs- und Nutzungsrecht an der jeweils aktuellen Fassung zum jeweils vereinbarten Preis. Erweiterungen der Funktionen führen nicht zu Preiserhöhungen, es sei denn, hierauf wird gesondert hingewiesen, wobei in diesem Fall die Regelung des § 10 (4) entsprechend gilt. Der Anbieter behält sich das Angebot kostenpflichtiger Zusatzleistungen vor.

§ 3 Vertragsschluss, Testphase

(1) Der Vertrag kommt durch Unterzeichnung eines Angebots/Bestellformulars oder durch Online-Registrierung mit Annahme durch den Anbieter zustande.

(2) Ein gewährter Probemonat kann von beliebigen Personen gestartet werden; nach Ablauf wird der Account deaktiviert (kaltgestellt). Eine Weiternutzung setzt den Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrages voraus, der von einer zeichnungsberechtigten Person des Kunden abgeschlossen wird; AGB und AV sind in diesem Zuge (ggfls. erneut) zu unterzeichnen / zu akzeptieren. Daten des Testaccounts werden bis zu 90 Tage nach Ende der Testphase vorgehalten und anschließend gelöscht, sofern keine Umwandlung erfolgt. Bei Bedarf ist eine Verlängerung der Speicherdauer von Testdaten möglich.

§ 4 Konten, Registrierung, Unterrechte

(1) Der Kunde ist verpflichtet, bei Registrierung und Nutzung vollständige, richtige und aktuelle Angaben zu machen und diese unverzüglich zu aktualisieren.

(2) Der Anbieter kann eine Verifikation von Angaben verlangen und Zugänge vorläufig sperren, solange erforderliche Nachweise ausstehen.

(3) Für jede natürliche Person ist ein eigenes, personengebundenes Nutzerkonto zu verwenden; geteilte Accounts oder parallele Doppelnutzungen sind unzulässig.

(4) Der Kunde sorgt für starke, geheime Passwörter und regelmäßige Passwortänderungen; eine etwaig bereitgestellte Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) ist mindestens für alle Admin-Konten verpflichtend zu aktivieren und organisatorisch durchzusetzen.

(5) Admins können im Rahmen gebuchter Kontingente Unterrechte vergeben und weitere User/Gäste einladen. Der Kunde stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugänge erhalten, dass Rollen und Berechtigungen dem Need-to-Know-Prinzip entsprechen und dass Zugänge bei Rollenwechsel, Ausscheiden oder Missbrauch unverzüglich entzogen werden.

(6) Der Kunde ist für sämtliche Aktivitäten verantwortlich, die über seine Konten erfolgen. Sicherheitsrelevante Vorfälle oder der Verdacht einer unbefugten Nutzung sind dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen.

(7) Der Einsatz automatisierter Zugriffe (Bots, Scraping, Massendownloads) ist untersagt, sofern nicht ausdrücklich gestattet.

(8) Ein Single-Sign-on (SSO) via gängigen Standards (z. B. SAML 2.0/OIDC) kann – soweit vom Anbieter bereitgestellt – gesondert vereinbart und muss ggf. gesondert vergütet werden.

(9) Das Rechte- und Rollenkonzept (Rollen- und Rechte-Matrix) wird in der jeweils aktuellen Fassung in der Admin-Dokumentation bereitgestellt. Der Kunde ist verpflichtet, Rollen geeignet zuzuweisen, regelmäßig zu überprüfen und zu protokollieren; der Anbieter kann das Konzept aus sachlichem Grund mit angemessener Vorankündigung anpassen.

§ 5 Pflichten und Mitwirkung des Kunden

(1) Der Kunde stellt die organisatorischen Voraussetzungen für eine rechtmäßige Nutzung sicher, insbesondere Zuständigkeiten, Prozesse und interne Richtlinien für Meldesysteme, Kinderschutz und Compliance.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass für alle Einladungen an Personen (Admins, User, Gäste) die erforderlichen Rechtsgrundlagen (insb. Einwilligungen) vorliegen, die Betroffenen nach Art. 13 DSGVO informiert werden und nur rechtmäßig zu verarbeitende Inhalte eingestellt werden.

(3) Die fachliche Datenklassifizierung, Aufbewahrung, Archivierung, Zugriffssteuerung und fristgerechte Löschung in der Sphäre des Kunden obliegen dem Kunden; der Anbieter stellt Export- und Löschfunktionen bereit.

(4) Der Kunde hält Stammdaten, Ansprechpartner, Berechtigungen und Konfigurationen aktuell, prüft Inhalte vor Veröffentlichung/Signatur und wählt die für den Anwendungsfall geeigneten Sicherheitseinstellungen.

(5) Der Kunde stellt sicher, dass von ihm bereitgestellte Inhalte keine Rechte Dritter verletzen und keine gesetzeswidrigen Inhalte verbreitet werden.

(6) Der Kunde wirkt bei der Störungsbehebung zumutbar mit, insbesondere durch Bereitstellung sachdienlicher Informationen, Logauszüge und Reproduktionsschritte.

§ 6 Nutzungsrechte, Schutzrechte Dritter

(1) Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Plattform.

(2) Software, Marken, Designs und Datenbanken verbleiben im Eigentum des Anbieters bzw. seiner Lizenzgeber.

(3) An vom Kunden eingestellten Inhalten räumt dieser dem Anbieter die zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungsrechte ein und garantiert deren Rechtmäßigkeit.

§ 7 Elektronische Signaturen und Nachweisführung

(1) Der Anbieter ist nicht Partei der durch Signaturen begründeten Rechtsgeschäfte und prüft Inhalte nicht inhaltlich oder rechtlich.

(2) Der Kunde verantwortet Identitätsfeststellung, Vertretungs-/Zeichnungsbefugnis der Unterzeichnenden sowie etwaige zusätzliche Authentifizierungsschritte.

(3) Gesetzliche Beweisregeln bleiben unberührt; der Anbieter schuldet keine Gewähr für die inhaltliche Wirksamkeit oder Durchsetzbarkeit der signierten Dokumente.

(4) Weitergehende Signaturstufen (AES/QES) können nach Verfügbarkeit bereitgestellt werden.

§ 8 Datenschutz, Informationssicherheit, Auftragsverarbeitung

(1) In Bezug auf personenbezogene Daten des Kunden handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; die Parteien schließen hierzu einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Vertrag wird bei Vertragsschluss bereitgestellt bzw. ist jederzeit abrufbar.

(2) Der Anbieter betreibt die Plattform grundsätzlich in der EU, setzt Transport- und ruhende Verschlüsselung nach Stand der Technik sowie rollenbasierte Zugriffskontrollen ein und trifft erhöhte Schutzmaßnahmen für sensible Daten nach Maßgabe der TOM.

(3) Aggregierte und anonymisierte Nutzungsstatistiken dürfen zur Qualitätssicherung, Sicherheit und Produktverbesserung verarbeitet werden; ein Personenbezug ist ausgeschlossen.

(4) Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten in seinem Verantwortungsbereich und unterstützt nach Maßgabe des AVV.

(5) Betroffenenrechte werden vom Kunden als Verantwortlichem erfüllt; der Anbieter unterstützt hierbei gemäß AVV.

§ 9 Verfügbarkeit und Service Level

(1) Die Zielverfügbarkeit der Plattform beträgt 99,5 % im Monatsmittel, ausgenommen sind geplante Wartungen, die üblicherweise in nutzungsarmen Zeitfenstern erfolgt und – soweit möglich – mindestens 48 Stunden vorher angekündigt wird, sowie Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters.

(2) Support steht zu den üblichen Geschäftszeiten zur Verfügung (werktags, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz des Anbieters).

(3) Reaktionszeiten ab Eingang einer qualifizierten Störungsmeldung: Priorität 1 (Gesamtausfall oder erhebliche Beeinträchtigung zentraler Funktionen) innerhalb von 4 Geschäftsstunden; Priorität 2 innerhalb eines Geschäftstages; Priorität 3 innerhalb von zwei Geschäftstagen. Behebungsfristen sind Zielgrößen.

(4) Der Anbieter kann Leistungen weiterentwickeln und Updates/Upgrades bereitstellen, sofern dies dem Kunden zumutbar ist; Funktionsumfang und Schnittstellen dürfen angepasst werden, soweit Kernfunktionen erhalten bleiben.

§ 10 Preise, Abrechnung, Kontingente

(1) Es gelten die bei Vertragsschluss vereinbarten Tarife mit den jeweils zugeordneten Kontingenten (z. B. Admin-, User- und Gästeanzahl).

(2) Zahlungspflichtig ist ausschließlich der Kunde (Verein/Verband). Zahlungen erfolgen durch den Kunden; eine Abrechnung gegenüber angeschlossenen Mitgliedern erfolgt nicht. Übernimmt ein Dritter (z. B. Sponsor) die Kosten, kann der Anbieter den Zugang freischalten. Die Zahlungsabwicklung kann über Zahlungsdienstleister erfolgen. Es gelten die AGB des jeweiligen Zahlungsanbieters.

(3) Werden durch neue Einladungen die im Tarif enthaltenen User/Admins überschritten, weist die Plattform auf die Überschreitung hin und verhindert weitere Einladungen. Ein Upgrade in den nächsthöheren Tarif ist über die Buchungsseite möglich; die Vergütung wird für die Restlaufzeit anteilig (Differenz) angepasst und ist von einer zeichnungsberechtigten Person zu bestätigen. Beim größten Tarif erfolgt die Klärung individueller Lösungen über den Support.

(4) Preisänderungen für Verlängerungszeiträume werden spätestens sechs Wochen vor Wirksamwerden mitgeteilt; dem Kunden steht bei Erhöhung ein Sonderkündigungsrecht zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums zu. Das gleiche gilt bei kostenpflichtigen Funktionserweiterungen, wenn diese nicht einzeln erworben werden können.

(5) Besondere Konditionen im Rahmen eines Partnerprogramms bedürfen einer gesonderten Partnerschaftsvereinbarung mit dem Anbieter. Rein ehrenamtliche Vereine können – sofern ihr Verband Partner ist – einen kostenlosen Zugang beantragen; Näheres regelt die Partnerschaftsvereinbarung.

§ 11 Laufzeit, Kündigung, Datenrückgabe

(1) Die Standardlaufzeit beträgt zwölf Monate ab Vertragsbeginn; die Laufzeit verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn nicht mit Frist von einem Monat zum Laufzeitende in Textform gekündigt wird.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Bei wesentlichen Verstößen, Sicherheitsgefährdungen oder Zahlungsverzug darf der Anbieter nach vorheriger Abmahnung Zugänge vorübergehend sperren.

(4) Nach Vertragsende stellt der Anbieter für 30 Tage eine Exportmöglichkeit bereit; anschließend werden Kundendaten nach Maßgabe des AVV gelöscht oder anonymisiert, soweit keine abweichenden gesetzlichen Pflichten bestehen.

§ 12 Gewährleistung, Haftung

(1) Der Anbieter erbringt die Leistungen nach dem Stand der Technik; geringfügige Abweichungen ohne wesentliche Funktionsbeeinträchtigung begründen keinen Mangel.

(2) Bei Mängeln leistet der Anbieter Nacherfüllung; schlägt diese fehl, kann der Kunde mindern oder bei erheblichen Mängeln außerordentlich kündigen.

(3) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei Übernahme einer Garantie. Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden beschränkt; im Übrigen ausgeschlossen.

(4) Für Inhalte und Handlungen der Nutzenden haftet der Kunde; der Anbieter trifft keine allgemeine Prüfpflicht.

§ 13 Vertraulichkeit

(1) Nicht allgemein bekannte, als vertraulich bezeichnete oder ihrer Natur nach vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei sind vertraulich zu behandeln.

(2) Die Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus.

§ 14 Änderungen der Leistungen und der AGB

(1) Der Anbieter kann die Leistungen aus sachlichem Grund anpassen, soweit dies dem Kunden zumutbar ist und die Kernfunktionalität erhalten bleibt.

(2) Änderungen dieser AGB werden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen, gelten die Änderungen als genehmigt; hierauf wird der Anbieter gesondert hinweisen.

(3) Die Nennung des Kunden als Referenz (Name/Logo) erfolgt ausschließlich mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung (Opt-in).

§ 15 Höhere Gewalt

Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs einer Partei, die die Leistungserbringung wesentlich erschweren oder unmöglich machen, gelten als höhere Gewalt. Die betroffene Partei ist für die Dauer und im Umfang der Auswirkung von der Leistungspflicht befreit und informiert die andere Partei unverzüglich.

§ 16 Abtretung, Aufrechnung

(1) Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag dürfen nur mit Zustimmung der jeweils anderen Partei abgetreten oder übertragen werden; § 354a HGB bleibt unberührt.

(2) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen.

§ 17 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Soweit zulässig ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz des Anbieters.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlich Gewollten am nächsten kommt.